RD 專欄
簡報 3 原則 掌握每一場演出
林士強/北美智權 教育訓練處 資深研發創新顧問
陳宜誠律師 審稿/北美智權 教育訓練處 處長/首席研究員
2014.01.21
          

作者簡介:
林士強


現任:北美智權 教育訓練處
資深研發創新顧問

經歷:
法商台灣康旭 研發工程處 專案經理:
中科院飛彈製造中心 專案工程師
聖荷西州立大學機械研究所碩士專長:
機械、供應鏈管理、專案管理

簡報 (Presentation )在當今社會人與人的溝通中,有著無比重要的地位,好的簡報,能夠吸引觀眾的注意力,取悅觀眾。目的是傳達你的訊息,並在觀眾的腦海裡,對你的訊息,留下好的印象。反之,不好的簡報,騷擾觀眾,在觀眾的腦海裡,留下「這個很爛」的印象。同樣一件產品,以一篇「好」簡報向客戶推廣或者以一分「壞」簡報向客戶推廣,其間的差別很大,不得不注意。

當今的教育制度,仍然著重「單向」知識傳播,學生鮮少有發表自己意見的機會。更別提「面對觀眾」了。「一樣米養百樣人」,不少人天生就不是一個好的「訊息傳播者」,如果期望他面對黑壓壓一片,虎視眈眈的觀眾,氣定神閒,娓娓道來,的確「何其困難」。

但是,筆者認為只要做好底下這兩件事,這種情況是可以改善的:
第一,把事情說清楚,筆者之前推薦的「SMART」原則,就是幫助各位清楚的描述一件事情。
第二,把訊息整理好,筆者曾建議各位的「3W」原則,便是一種簡單好用的方法。

「SMART」及「3W」,需要你願意使用,並且養成習慣。目的是幫助你釐清思緒,像是一把梳子,將秀髮梳理整齊,才賞心悅目,而不是蓬頭垢面,挑戰觀眾或是客戶的耐心。俗語說,「一回生,兩回熟」,多面對黑壓壓的觀眾幾次,各位的「自信心」指數,是可以慢慢提升的。

言至於此,我們尚未提到簡報的主角,「簡報」本身。筆者近日在網路看到一位簡報專家的簡報-「99個簡報法則」。心想「OMG! 99個法則!…這是要挑戰我的記憶力嗎?...這可能要上個大半天才行…」「這是簡報專家的簡報嗎?不及格!」,「我們公司的簡報課程,就別找他了…」

筆者認為,好的簡報,應該是讓「鮮少專業知識」的觀眾也能夠理解才是。
你的理念,「博士級」觀眾瞭解沒什麼了不起,但是能讓街坊鄰居、阿公阿嬤、小弟小妹,都能夠埋單,才算是真本事。

筆者認為,簡報的原則應該只有三個:

(一)主題

簡報的內容-專注於核心內容

例如:介紹「系統化創新原則」(TRIZ)的簡報,主題是「TRIZ」,那麼TRIZ創始人的生平事蹟帶過就可以了(圖一),不用長篇大論(圖二),因為那不是主題。

圖一,相片摘自pensamientoexperimental.blogspot 圖二

又例如:介紹QFD(Quality Function Deployment)課程的重點應該是如何運用QFD,至於QFD的詳細歷史沿革,沒有討論的必要(圖三)。


圖三

(二)觀眾

簡報一定要從觀眾的角度出發,而不是你的角度。簡報內容一定要能「取悅」觀眾,能誘發觀眾的「注意力」。因此,當你準備簡報之前,有些功課是必須而不可避免的,請準備紙筆,

1.寫下「觀眾是哪些人?」->研究生?街坊鄰居?同業?…?
2.寫下「你想從觀眾得到什麼?」->掌聲?業績?…?
3.寫下「最重要的」三類觀眾->最好這三種觀眾有相似的認知。
4.寫下三類觀眾各有什麼特殊性->好鬥?緘默?悶騷?好奇?…?

寫下1-4的目的是,了解觀眾「到底何許人也」,他們到底「看什麼」,「聽什麼」,「說什麼」,「做什麼」以及最重要是「在意什麼」。有個大概的輪廓之後,才決定各位的簡報主題應以怎麼樣的方式呈現。再想法子把「情感,Emotion」,「勝任,Competent」,「激發,Stimuli」 運用到各位的簡報之中。

例如,面對一群中年歐吉桑,可能就少跟他們介紹「韓流」那一套,但是與初中生討論流行趨勢時,就千萬不要把「木匠兄妹合唱團」掛在嘴上。面對一群男性中低階主管,簡報中放點葷笑話會拉攏雙方的距離,可以讓緘默的觀眾活絡起來,可是有女性主管穿插其中時,記得就只能開開自己的玩笑,比較安全。

簡報的內容可以適當穿插少許感人的小故事,或電影的片段,引起感同身受的情感。口袋中可以準備「出人意外」的橋段,無預期的激發觀眾的興趣。偶爾發問,讓觀眾繃緊一下神經,回過神來。更要暗藏恭維觀眾的片段,不時傳遞「你一定行」、「沒你怎麼辦」…的訊息,激發他的興趣,以及引起與你互動的念頭。

(三)化「繁/煩」為簡

1. 簡報的內容貴不在多,而在恰當。這非常重要。

各位總認為短短數十分鐘的簡報內容,觀眾一定可以吸收很多?回頭想想各位在學校上課打盹的經驗吧!根據筆者自己的體會,吸收個幾分之幾、或者記得幾個標題就謝天謝地了。觀眾願意將你的簡報帶回家再閱讀一次,其實你已經成功了。

所以將簡報再加入更多的內容不是本領,知道將什麼內容該從自己的簡報中移除,才是最困難的事情。這原則說起來簡單,包括筆者自己,面對那麼多精彩的主題,要克服將素材往簡報中塞的誘惑談何容易。只有靠不斷修練,才能達到所謂的「最終理想結果,Ideal Final Result」。

2. 「圖」優於「表」優於「敘述」。

盡可能用「圖說」,甚至用動畫,無法圖說的部分,盡可能用「表格」表示,無法用表格表示的內容,才考慮用「敘述」。「圖說」容易讓觀眾留下印象,而「敘述」的方式,是引人昏昏欲睡的元凶。

例如,向大一機械系的同學解釋塑膠射出成型的製程,筆者十分確定在下面三個圖例裡,圖六是最快能讓他們了解的方法。

圖四 圖五
   
 
圖六  

即使你用「敘述」的方式,仍然不能隨心所欲,必須以「簡單」為最高指導原則,如下所示:
1.「」->無雜訊,專注主題
2.「」->一頁一個訊息
3.「」->一篇簡報最多兩個字形
4.「」->三層敘述已經太多了
5.「」->多留空白

芸芸眾生,大部分人原本就不是傑出的「訊息傳播者」,所以須要適當的方法及訓練才可以進步。

贏得觀眾的青睞,一直以來都是項艱鉅的挑戰,所以將你每次的簡報都當作是一次「演出」,而觀眾都是各位的貴客,無論任何一次簡報之前,都沒有閒餘的時間,必須把握時間反覆練習。要熟悉自己演出的內容,就像國際巨星開始演唱會時,一定熟悉表演的曲目一樣。

還有,要相信你所要傳遞的訊息,要正面思考,即便反應不如預期,也要視作是觀眾給各位的無聲建議。

最後,「練習」,「練習」,再「練習」,絕對是完成一次精彩簡報的不二法門,讓我們共勉之。

 

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